Depuis 2014, l’Unité de soutien SSA Québec (anciennement l’Unité de soutien SRAP du Québec) prône le partenariat patient. Avec le temps, ce partenariat s’est diversifié et enrichi. Nous faisons désormais allusion aux partenaires en santé pour désigner les patientes et patients, proches aidantes et proches aidants et citoyennes et citoyens partenaires qui coconstruisent avec nous. En mars 2026, notre unité a déployé un Cadre de gestion de la reconnaissance et de la rémunération des partenaires en santé; un document qui a remplacé l’ancienne ligne directrice sur la rémunération des patientes et patients partenaires de l’organisation.
L’outil suivant a pour but de vous partager la démarche que nous avons utilisée afin de coconstruire notre cadre de gestion avec les partenaires en santé, les personnes qui les mandatent et notre établissement. Il vous propose des étapes à suivre ainsi que des gabarits.
Il a le potentiel de faciliter l’adoption de votre cadre de gestion de la reconnaissance et de la rémunération des partenaires en santé en optimisant l’adhésion à celui-ci (coconstruire pour limiter les frictions), l’efficience du processus (approche et gabarits) et la reconnaissance des partenaires (contenu du cadre de l’Unité cité en exemple).
Cette ressource peut guider les personnes qui mandatent directement des partenaires en santé (le personnel professionnel en santé et services sociaux, les chercheuses et chercheurs et les agentes et agents d’amélioration continue de la qualité) dans leur démarche.
Elle peut également aider les décisionnaires ou gestionnaires à implanter un cadre de gestion dans leur organisation ou division.
Les partenaires en santé actifs ou en devenir peuvent utiliser cet outil pour comprendre comment l’Unité a créé son cadre de gestion de la rémunération et comment fonctionne la rémunération des partenaires en santé à l’Unité.
Cette outil consiste en une liste la marche à suivre proposée par l’Unité pour établir un cadre de gestion de la rémunération des partenaires en santé. Elle qui rend disponible des gabarits et décrit l’approche choisir par l’Unité (son cadre et une visite guidée du portail en ligne destiné aux partenaires en santé et aux personnes qui les mandatent).
Boutin, J. (2026, 8 avril). Comment établir un cadre de gestion de la rémunération des patient(e)s, proches aidant(e)s et citoyen(ne)s partenaires? Unité de soutien SSA Québec. https://ssaquebec.ca/nouvelles/outil-pour-rediger-cadre-de-gestion-remuneration-patients-partenaires
Marche à suivre, gabarits et exemple
Nous vous recommandons d’utiliser notre document « Cadre de gestion de la reconnaissance et de la rémunération des partenaires en santé » comme point de départ afin de définir les grandes lignes de votre futur cadre.
- Constituer une équipe composée de partenaires en santé, d’expertes et experts en recherche et d’autres personnes intéressées ou impliquées dans la rémunération.
- Déterminer la portée du projet : les inclusions et les exclusions. Par exemples:
- Sont incluses les questions suivantes: la rémunération, le salaire, les cartes-cadeaux, les aspects fiscaux, les aspects administratifs.
- Sont exclues les questions suivantes: le statut du ou de la partenaire en santé (employé temportaire ou permanent, etc.), les assurances responsabilités.
- Identifier qui sera responsable d’entériner le document.
- Confirmer les étapes, les délais et les attentes.
- Déterminer les limites du projet dans le respect du cadre budgétaire et de la règlementation de l’établissement et partager cette information avec l’équipe projet avant de faire des consultations.
- Confirmer un échéancier à haut niveau afin de déterminer quand vous souhaitez finaliser votre cadre de gestion de la rémunération.
- Utiliser une approche de gestion de projet afin d’identifier les étapes, les responsables, les échéances et le taux d’accomplissement actuel de chaque tâche.
- Identifier la personne ou l’équipe responsable des aspects administratifs.
- Permettre à l’équipe projet de faire connaissance et explorer les champs d’intérêt de ses membres.
- Partager le contexte actuel interne (cadre actuel s’il existe) et externe (cadres de partenaires ou autres organisations) sur la rémunération.
- Déterminer les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet.
- Organiser des groupes de consultations avec des partenaires en santé pour connaître leur situation actuelle et leurs attentes (tout en demeurant réalistes).
- Faire des comptes rendus de rencontres et des suivis de projet pour les personnes concernées.
- Lorsque l’équipe s’entend sur une ou des grandes lignes, préparer une première proposition et valider avec les gestionnaires.
- Si la proposition est acceptée, passer à l’étape suivante, sinon reprendre les discussions.
- Identifier les parties prenantes, les messages clés et un calendrier de déploiement. Télécharger le gabarit de plan de communication
- Définir l’ordre de diffusion aux parties prenantes ainsi que les moyens de communication à utiliser (ex. infolettre, courriel, rencontre physique, portail en ligne, etc.) et déterminer qui soutiendra le déploiement.
- Prévoir les processus et procédures administratives en lien avec la rémunération.
- Concevoir divers documents pour permettre et faciliter la gestion administrative de la rémunération des partenaires en santé (voir exemple qui suit).
Notez que les gabarits qui vous sont proposés sont des versions statiques des gabarits que l’Unité utilise dans une solution en ligne (Smartsheet) qui permet d’avoir recours à un système automatisé et à des documents partagés. Ces derniers sont conformes aux règles de confidentialité.
- La personne qui veut octroyer un mandat échange d’abord avec le ou la partenaire en santé qu’elle envisage mandater afin de définir la nature de sa participation et de lui confier un mandat dans le cadre de son projet. Elle met ensuite le ou la partenaire en santé en contact avec le secrétariat qui est en charge d’effectuer les démarches administratives requises pour activer le dossier « employé ».
- Création du mandat: la personne en charge du projet procède à la rédaction du mandat. Télécharger le gabarit de mandat
- Une fois le mandat complété, celui-ci est automatiquement transmis par courriel pour approbation.
- Acceptation du mandat: le ou la partenaire en santé accepte le mandat qui lui est confié après avoir consulté les détails. Le courriel envoyé comprend:
- Les instructions détaillées pour accepter le mandat (il existe aussi tutoriel « comment accepter un nouveau mandat »);
- À noter : s’il s’agit du premier mandat de la personne avec l’Unité, celle-ci devra également accepter l’entente globale, laquelle est incluse dans le même courriel. Télécharger l’exemple d’entente globale
- Accès aux documents dans Smartsheet: une fois le mandat (et, le cas échéant, l’entente globale) approuvé, les documents sont automatiquement déposés dans l’espace « Fichiers personnalisés » du ou de la partenaire en santé dans Smartsheet. À partir de cet espace personnalisé dans Smartsheet, le ou la partenaire en santé peut :
- Soumettre une demande de rémunération (télécharger le gabarit de demande de rémunération);
- Consulter ses mandats actifs et passés;
- Suivre ses demandes de rémunération ainsi que leurs statuts.
- Approbation des demandes de rémunération: lorsqu’une nouvelle demande de rémunération est initiée par un ou une partenaire en santé:
- L’approbatrice ou l’approbateur, qui est généralement la personne ayant initié le mandat, reçoit un courriel de notification.
- Cette personne procède à la validation des :
- heures déclarées;
- taux de rémunération, conformément à ce qui est prévu dans le mandat.
- Traitement administratif et paiement: une fois la demande approuvée :
- La personne responsable transmet la demande au service administratif concerné.
- Le paiement est ensuite effectué par dépôt au compte du ou de la partenaire en santé.
Portail en ligne pour tout trouver en un seul endroit
L’Unité de soutien SSA Québec a déployé un portail en ligne destiné tant aux partenaires en santé qui obtiennent des mandats qu’aux personnes qui les mandatent. Voici un aperçu de cet espace virtuel où se trouvent des explications, des gabarits, des liens utiles, des tutoriels et tout ce qui concerne la reconnaissance et la rémunération des partenaires en santé au sein de notre organisation.
Notez que les gabarits qui vous sont proposés sont des versions statiques des gabarits que l’Unité utilise dans une solution en ligne (Smartsheet) qui permet d’avoir recours à un système automatisé et à des documents partagés. Ces derniers sont conformes aux règles de confidentialité.
Télécharger le gabarit de mandat
Télécharger l’exemple d’entente globale