Vous entreprenez un projet dans un contexte de partenariat et de système de santé apprenant? Voici un cahier de projet composé de gabarits de gestion de projet pour chacune des phases du cycle de vie (initiation, planification, exécution et clôture). Le cahier de projet est un outil essentiel pour structurer, suivre et réussir un projet.
Dans de nombreux milieux, les projets sont menés par des personnes aux profils variés et impliquent des parties prenantes multiples et dispersées. Cette diversité, bien que riche, entraîne des pratiques de gestion de projet hétérogènes. Avec un volume de projets en croissance, l’harmonisation des méthodes devient essentielle pour assurer une réalisation efficace, cohérente et alignée sur les objectifs. Une approche commune représente donc une occasion stratégique d’améliorer la performance et d’augmenter les chances de succès des initiatives.
- Partenaires en santé (patient(e)s, usager(-ère)s, proches, citoyen(e)s)
- Chercheur(-euse)s ou professionnel(le)s de recherche
- Professionnel(le)s de la santé
- Professionnel(le)s des services sociaux
- Décisionnaires ou gestionnaires
- Corps professoral
- Communauté étudiante
- Agent(e)s d’amélioration continue de la qualité (en GMF-U et en GMF)
- Cliniques ou groupes de médecine de famille
- Responsables de la coordination clinique
- Toute personne souhaitant entreprendre un projet
Un cahier de projet est un outil essentiel pour structurer, suivre et réussir un projet. Il permet :
- D’assurer une vision commune.
- Il rassemble en un seul endroit les objectifs, le contexte, les besoins, les livrables et les responsabilités.
- De standardiser les pratiques.
- Avec un format et un langage communs, les équipes gagnent en cohérence, ce qui améliore la qualité et l’efficacité des projets.
- De faciliter la prise de décision.
- Le cahier documente les éléments clés du projet (enjeux, risques, contraintes), permettant aux décisionnaires d’approuver, d’ajuster ou de réorienter le projet de manière éclairée.
- D’améliorer le suivi et la traçabilité.
- Il constitue un référentiel unique où sont conservées les informations importantes, les mises à jour et les choix réalisés tout au long du projet.
- De soutenir la reddition de comptes.
- En clarifiant les rôles, responsabilités et jalons, il permet de mieux monitorer l’avancement et d’assurer un suivi structuré.
- De favoriser l’apprentissage organisationnel.
- Documenter les projets permet de tirer des leçons (bonnes pratiques, difficultés, succès) et d’améliorer la maturité en gestion de projet au fil du temps.
Le cahier de projet offre 12 gabarits:
- La prédemande
- La fiche projet A3
- La charte de projet
- Les termes et références pour le comité de pilotage
- Le plan d’action
- Le registre et plan de gestion des risques
- Le registre et plan d’engagement des parties prenantes
- Le mandat des patient(e)s partenaires
- Le plan de communication pour les parties prenantes
- Le gabarit pour une rencontre de lancement
- Le registre des demandes de changement
- Le bilan de projet
Situation
Une équipe doit mettre en place un nouveau parcours de soins pour améliorer l’accès aux services en santé mentale.
- Les parties prenantes sont nombreuses (cliniciens, gestionnaires, partenaires communautaires, TI) et n’ont pas les mêmes pratiques de gestion.
- Les objectifs ne sont pas définis clairement, et l’équipe manque d’un outil commun pour structurer le travail, suivre l’avancement et éviter les oublis.
Utilisation du cahier de projet
L’équipe adopte un cahier de projet comme outil central de coordination :
Avant le démarrage
- Clarification du problème à résoudre, des objectifs SMART et des résultats attendus.
- Définition des rôles et responsabilités.
- Inventaire des risques et des mesures d’atténuation.
Pendant le projet
- Les jalons clés (analyse, conception, test, déploiement) sont consignés dans le cahier.
- Les décisions, et modifications sont ajoutées au fil du projet.
- Les gabarits fournis aident à standardiser les livrables (plan d’action, budget, communications).
Après le projet
- Le cahier sert à produire le bilan de projet, incluant les apprentissages et les recommandations pour les projets futurs.
- Les documents restent accessibles comme référence pour d’autres équipes.
Impact concret pour l’équipe
- L’utilisation du cahier de projet a permis à l’équipe de structurer rapidement ses activités, de clarifier les rôles et de mieux coordonner les contributions de chacun.
- Les décisions ont été documentées au fil du projet, réduisant les ambiguïtés et évitant les retours en arrière.
- Grâce aux gabarits standardisés, l’équipe a gagné du temps, amélioré la qualité de ses livrables et maintenu un alignement constant avec les objectifs.
- Résultat : un déroulement plus fluide, une collaboration renforcée et une réalisation du projet plus efficace.
- France Lemieux, Gestionnaire du portefeuille de projets
- Rénald Breton, Directeur administratif
- Pascale Maude Salvail, Chargée de projet par intérim
- Malorie Vuillemin, Chargée de projet
- Mélanie Lussier, Patiente partenaire
- Myra Drolet, Conseillère communication
- Antoine Groulx, Directeur scientifique
Cahier de projet en contexte de SSA © 2026 par France Lemieux, Rénald Breton, Pascale Maude Salvail, Malorie Vuillemin, Mélanie Lussier, Myra Drolet, Antoine Groulx
Cahier de projet
Cliquez sur les étapes afin d’afficher les gabarits disponibles. En cliquant sur les clés, vous déclencherez le téléchargement.
Comment adapter gouvernance et gestion de projet dans un contexte de système de santé apprenant?
Mener un projet dans un contexte de système de santé apprenant (SSA) nécessite des adaptations aux approches de gouvernance et de gestion de projet habituelles. Les patientes et patients partenaires sont présents partout et du début à la fin. Les rôles de promoteur ou promotrice et chargé ou chargée de projet sont partagés avec des personnes qui représentent la recherche, les soins et services et le milieu.
Et si la gestion de projet répondait aux défis majeurs de la recherche?
La gestion de projet est parfois perçue comme une contrainte administrative, un cadre rigide qui briderait la créativité. Pourtant, lorsqu’elle est adaptée aux spécificités de la recherche, elle devient un levier stratégique pour structurer, optimiser et accélérer les travaux.